Kasvupartneri

Boosting Your Business

Office 365 – yrittäjän työkalupakki

Jätä kommentti

Pilvipalvelut ovat tulleet ryminällä ja valloittaneet ohjelmistomarkkinat. Suoraan verkosta käytettäviä ohjelmistoja löytyy jo lähes kaikkiin tarpeisiin. Pääosa tarjolla olevista palveluista avautuu käyttöön käyttäjäkohtaisella kuukausimaksulla ilman erillistä käyttöönottokustannusta. Hintatasoltaan nämä palvelut liikkuvat tyypillisimmin 5 – 50 euron suuruusluokassa. Jotkut näistä palveluista ovat nousemassa jo ns. de facto -asemaan käyttäjämäärän rajun kasvun myötä. Yksi näistä on Microsoftin Office 365 -palvelu.

Office 365 -palvelu on nykyisellään hämmästyttävän kattava paketti toisiinsa kytkeytyviä sovelluksia. Paketteja on sisällöltään useita ja kustannuksiltaan muutamalle eri kohderyhmälle eritasoisesti hinnoiteltuna. Tiivistetysti kerrottuna yleishyödylliset yhteisöt saavat palvelut ilmaiseksi, julkishallinto lähes ilmaiseksi ja yritykset hyvin edullisesti. Tämä oli toki oma luonnehdintani, mutta näin mielestäni on. Käsittelen tätä aihetta tässä artikkelissa kuitenkin lähinnä pk-yrityksen näkökulmasta.

Tyypillinen pk-sektorin yritys ottaa Office 365 -palvelunsa käyttöön lähinnä vain sähköposti- ja kalenteriohjelmistona. Tämä on se perustarve, joka jokaisella yrityksellä on. Office 365 sähköposti- ja kalenteripalvelut tulevat yrityksen käyttöön useimmiten jonkin teleoperaattorin tai paikallisen ICT-tukikumppanin kautta. Lähes kaikki näistä tarjoavatkin nykyisin ensisijaisesti juuri Office 365 -palvelua tähän tarkoitukseen. Valitettavan usein vielä nykyisellään 365-palvelujen hyödyntäminen (ja markkinointi) rajoittuu vielä vain näihin perus-perus-palveluihin. Olen ollut tekemisissä lukuisten yrittäjien / yritysten kanssa, jotka eivät edes osaa odottaa palvelulta mitään muuta. Tilanne on onneksi vaiheittain korjautumassa, kun yhä useampi 365-palvelujen tarjoajista tuo asiakkailleen esille myös palvelun muita mahdollisuuksia.

Selkeimpiä seuraavia laajennuksia Office 365 -palvelussa ovat OneDrive -verkkolevy, Skype for Business -verkkokokoukset sekä luonnollisestikin perinteiset Office -työvälineet. Laajemmissa pakettivaihtoehdoissa kuukausimaksuun sisältyy myös Office-tuotteiden työasemaohjelmistojen latausmahdollisuus käytännössä kaikille yksittäisen käyttäjän tarvitsemille laitteille (max 5 laitetta). Esimerkiksi itselläni käytössä olevassa Office 365 Business Premium -paketissa nuo ovat jo mukana reilun 10 euron kuukausihinnalla. Tuhansien eurojen lisenssihankinnat ja -päivitykset ovat samalla häipyneet menneiden aikojen käytännöksi.

Oma Office 365 -palvelupakettini kattaa edellä mainittujen lisäksi vielä useita muita hyvinkin monipuolisia palveluja. Keskeisimpänä näistä on SharePoint (365-palvelussa nimellä ’Sivustot’), jota voidaan osaavissa käsissä taivuttaa vaikkapa dokumenttien hallinnan ratkaisuksi, intranet-palveluksi, extranet-palveluksi, työryhmien työskentelyalustaksi, asiakasrekisteriksi, aloite- ja palautejärjestelmäksi tai laatujärjestelmäksi. Nämä mainitut ovat vain muutamia yleisimpiä esimerkkejä niistä lukuisista mahdollisuuksista joita SharePoint tarjoaa. Hankkimastani paketista löytyy myös OneNote, joka on yksinkertaisuudessaan varsin mainio muistiotyökalu.

Vähemmän käytettyjä 365-palveluja ovat mm. Sway (esitysten luonnin ja jakamisen palvelu) sekä Delve (nostaa esiin viimeksi muokattuja sisältöjä). Näin yhden hengen konsulttiputiikissa tuolle jälkimmäiselle ei taida tarvetta löytyäkään. Sway on taas selkeämmin vielä kehitysvaiheessa, mutta ehkäpä hiukan myöhemmin on sen aika.

Omaa Business Premium -palvelua olen laajentanut Power BI -raportointivälineistöllä. Power BI on todella kova ja valmis palvelukokonaisuus Microsoftilta heille aiemmin kohtuullisen marginaaliseen sektoriin. Kyseessä on erittäin monipuolinen ja helppokäyttöinen ratkaisu yrityksen tietolähteiden datan esittämiseksi näyttävässä graafisessa muodossa. Microsoft nousseekin tällä 365-palvelun laajennuksella merkittävimpien BI-raportointituotteiden haastajaksi. Itselläni on toistaiseksi käytössä ilmainen, hiukan rajoitettu versio. Hinta ei kuitenkaan muodostu täysversiossakaan esteeksi – maksaahan tuo vain reilut 8 euroa ja yksikkönä edelleen tämä pilvipalveluille tuttu ’käyttäjäkuukausi’.

Tässä oli vain pintaraapaisu siihen, mitä Office 365 -palvelu tarjoaa ja mahdollistaa. Tulen täydentämään tätäkin aihepiiriä myöhemmissä blogikirjoituksissani. Toivottavasti saan silloin avattua vielä konkreettisemmin niitä yksittäisiä hyödyntämismahdollisuuksia, joita Office 365 mahdollistaa – pala kerrallaan.

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s